Milyen adatrögzítési hibákat követnek el gyakran a kezdők?

Az újonnan belépő adatrögzítőket munkájuk kezdetén általában gyakrabban ellenőrizzük, hogy a rendszeresen előforduló hibákat időben felismerjék és kiküszöböljék. Ez arra szolgál, hogy hosszú távon magas minőséget tudjunk biztosítani.

Itt vannak bizonyos adatrögzítési hibák, amelyek újra és újra előfordulnak. Ilyen pl., hogy össze- vissza vannak elhelyezve a bejegyzések. Valószínűsíthető, hogy az adatrögzítők visszarettennek attól, hogy a zöld csíknak pontosan fednie kell a nevet. Azonban szándékosan akartuk, hogy így legyen, azért, hogy a keresési eredményt majd a megfelelő helyen mutassa a program. A nem forráshű rögzítés (pl. rövidítések feloldása) ismétlődően megfigyelhető. Hasonlóképpen gyakori hibája a kezdőknek az özvegyek és egyéb vonatkozó személyek helytelen kezelése, különösen címtárak esetében. Ezeket a rögzítési irányelvekkel ellentétben gyakran „pásztor özvegye”-ként rögzítik a „foglalkozás” mezőben. Ehhez jön még hozzá újra és újra, hogy nem veszik figyelembe a projektspecifikus sajátosságokat. Ebből az okból kifolyólag alapvetően ajánlott a projekt megkezdése előtt utánanézni annak leíró oldalán, hogy vannk-e figyelembe veendő sajátosságok.

Vannak olyan eszközök, amelyek az adatrögzítés minőségét ellenőrzik és javítják?

Igen, vannak aktív és passzív eszközök az adatrögzítés minőségének biztosítására. A legfontosabb eszköz az a lehetőség, hogy jelentsük a hibát. Némely segítő arra specializálódott, hogy tipikus hibák után kutasson. Ilyen feltűnő hibák azok, amelyeket sietségünkben követünk el (betűk sorrendjének felcserélése, betűk kihagyása). Különösen „gyorsíróknak” ajánlott ezért, hogy bejegyzéseiket maguk is még egyszer leellenőrizzék. A minőség biztosításában nagy szerep jut a projektfelelősöknek. Ők utasításokat adnak, és segítséget nyújtanak, valamint szükség szerint alkalmazzák a sárga státuszsort, hogy fontos rögzítési útmutatásokat adjanak. Jelenleg még nem alkalmazott, de elméletileg elképzelhető módszer az ún. Doubel-Keying-eljárás, amely esetén a kritikus adatokat alapvetően két személy rögzíti, sőt ha különbség adódik a kettő között, akkor még egy harmadik is.